2018武陵山(怀化)国际健康产业博览会
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酒店信息

2018武陵山(怀化)国际健康产业博览会

住宿、报到方案

为认真做好2018武陵山(怀化)国际健康产业博览会接待工作,确保各项会议活动顺利进行,按照“规范、精细、严密,团结、协作、高效”的工作要求,特制定本工作方案。

一、接待时间:

2018年12月6日-12月9日

二、接待对象:

省市州领导、国内外参展商、专业观众

三、接待地点:

怀化国际会展中心、怀化金磊国际酒店、怀化半岛洲际酒店、怀化珈禾至尊酒店、怀化迎宾馆  

四、行政管家安排:

1、11月25日前根据重要嘉宾人数聘请相应数量旅游公司政审合格的英语翻译作为重要嘉宾的全程行政管家,从接机开始全程陪同重要嘉宾;

2、11月25日前确定各重要嘉宾的行程安排,每个重要嘉宾一对一制作详细行程表及管家(翻译)需对接的工作事项表,在12月5日召开行政管家会议,对工作进行详细的安排部署。

五、酒店安排:

1、与怀化金磊国际酒店、怀化半岛洲际酒店、怀化珈禾至尊酒店、怀化迎宾馆 签订合作协议,作为活动期间参展参会嘉宾住宿保障;

2、在预定酒店时就与外国展团对接,了解各国风俗及饮食习惯、宗教信仰,与酒店沟通合理安排菜单,做好房间内布置;

3、11月30日前了解入住酒店的重要嘉宾风俗及饮食习惯、宗教信仰、个人喜好、禁忌及房间安排,与会务组对接入住房间规格的要求、接待的礼仪及禁忌等。

六、签到及入住安排:

1、根据房间预订的情况在入住酒店设签到处,主要为境外参展嘉宾提供报到和办理入住服务。提前与酒店做好沟通,于12月1日前与酒店衔接好签到处位置和房卡领取办法;

2、签到处的布置:根据实际大小设置喷绘背景板,每处签到处安排两名工作人员(拟公司一名员工带一名英语志愿者)在12月6日—7日现场早8:30分到18:00办理报到手续;

3、报到主要工作为:登记到会和入住情况;发放房卡、相关资料(主要包含:礼品袋内装:会务手册、贵宾证或嘉宾证、启动仪式邀请函、一对一温馨提示行程安排等);

4、12月7日前由负责人与各预订方沟通,收集和统计各酒店预订情况,列出《报到信息表》,包含入住人单位、入住人姓名、入住时间及退房时间、联系人、联系方式;在12月6日前交酒店报到负责人,由负责人根据表格办理报道手续。签到时对表中没有的信息进行补充,对没有到达的人员进行电话联系沟通问询情况;     

5、重要嘉宾的入住与报到:重要嘉宾由行政管家提前取好房卡和报到资料,在接机后将资料一起送客人入房间休息(重要嘉宾入住信息注意保密);

6、其他人员由工作人员协助自主办理入住手续和报到手续。


联系地址:怀化市顺天北路31号怀化市商务粮食局

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